Automatización de procesos en Marketing Online

Vamos a hablar de la automatización de procesos en marketing digital para hacerte la vida más fácil, pero antes de eso te voy a explicar qué es eso de la automatización, ¿estás ready?

Automatización en Marketing: qué es

La automatización consiste en la aplicación de procedimientos o máquinas para realizar un proceso de forma rápida e incluso automática.

En el caso del marketing automation o la automatización en marketing digital es la utilización de herramientas o software que pueda ayudarte a realizar acciones de tus estrategias de forma automatizada.

¿Es útil la automatización en marketing?

Según de Vende Más, el 80% observaron un aumento en los clientes potenciales mediante la automatización en marketing.

Esta automatización se caracteriza por ser integradora, puesto que debe tener un proceso de integración en la actividad diaria de tu empresa. Además de permitirte medir todos los procesos que has automatizado para ver cómo han incidido en tu estrategia.

Por supuesto es una gran forma de optimizar el tiempo y recursos, gracias a la tecnología que la caracteriza y que impones en los procesos, lo que se traduce en beneficios económicos para toda la compañía.

Beneficios de la automatización

Entonces, ¿qué beneficios tiene para tu estrategia de marketing?

El objetivo a conseguir con la automatización es hacer que las herramientas que tienes a tu disposición, o puedes conseguir, hagan una tarea que estas desempeñando manualmente y de esta forma:

• Ahorrar tiempo:

El principal beneficio de una automatización en marketing es la optimización del tiempo de tu equipo de trabajo. Es totalmente comprensible que cada una de las tareas que realizan es indispensable para el funcionamiento de la empresa, ¿pero cuánto tiempo pueden ahorrar en tareas que se automatizan?

Por ejemplo añadir un nuevo usuario suscrito a una newsletter. Es una tarea importante pero que se puede automatizar para optimizar los recursos en otra tarea que pueda ser más relevante para el día a día.

• Optimizar la economía:

Este ahorro de tiempo con el que ayudas a tus trabajadores se traduce, no solo en que se dediquen a otras tareas que puedan ser más importantes para el negocio, si no en un beneficio económico para el mismo.

¿Por qué? Porque optimizan sus recursos y el tiempo para mejorar la elaboración de su trabajo, lo que se acaba traduciendo en la mejora de ingresos a nivel económica.

• Agilizar los procesos:

Al automatizar los diversos procesos de marketing agilizas cada uno de los pasos. Ya no necesitas que pasen por diferentes miembros de tu equipo de trabajo.

En cualquier proceso de información, datos y responsabilidad de tareas vas a notar que resulta todo más ágil: lo que significa una mayor optimización de tiempo y recursos.

• Gestionar tus clientes:

La gestión de tus clientes de forma manual puede ser una tarea complicada y, muy probablemente, difícil de cumplir.

Con una herramienta de marketing y automatización tu equipo de trabajo podrá gestionar tus clientes de una mejor forma: como la captación de leads evitando que sea a «puerta fría», la segmentación de tu cliente objetivo o llevar el proceso e información de forma digital para no perder nada.

• Monitorizar tus acciones:

Este es uno de los beneficios que más vas a agradecer, puesto que en el análisis de tus acciones de forma manual está la posibilidad de perder algún dato o información. Además, por supuesto, del tiempo que supone llevarlo a cabo.

Al automatizar tus acciones, es más fácil monitorizar y obtener todos los datos de las acciones que has realizado.

Contras de la automatización

El principal problema en la automatización de procesos es no sobrepasar la delgada línea entre automatizar ciertas acciones y convertirte en un robot.

Tu perfil de empresa o personal puede verse afectado y ser percibido desde fuera como una máquina automática en lugar de una persona de carne y hueso.

Quieres hacer muchas cosas en poco tiempo y con la mayor efectividad posible, para ello necesitas hacer uso de estos procesos automatizados. El verdadero éxito de una empresa  residirá en el uso de la automatización sin parecer un robot.

¿Acaso no has hablado más de 10 minutos con una operadora por teléfono y te has acabado poniendo de los nervios? Esto nos ha pasado a todos y es una de las cosas en las que no se tiene que convertir tu negocio, empresa o proyecto.

Procesos que puedes automatizar en marketing

Existen distintos tipos de herramientas para automatizar procesos en tu negocio. Desde más generales, que te permiten muchas más conexiones, hasta otras que son muy concretas para alguna tarea específica.

Veamos paso por paso qué tareas y procesos automatizar en tu negocio y las herramientas para llevarlo a cabo.

✉️ Email Marketing

Automatizar tu estrategia de email marketing aportará grandes ventajas a tu proyecto. Es uno de los procesos automáticos a los que puedes sacar mucho beneficio, si lo haces bien.

Con Email Marketing me refiero a toda la estrategia completa vía email para cada situación de tu cliente, desde el mail de bienvenida a tu web, al “gracias por suscribirte”, a mandarle un código descuento porque ha abandonado el carrito de compra. También puedes automatizar mails de valoración de producto cuando haya recibido su pedido u ofertas promocionales dependiendo de sus gustos o historial de compra.

Estas tareas puedes automatizarlas si tienes un proveedor de email marketing que permita crear automatizaciones. Algunas herramientas que pueden ayudarte son: Active Campaign, MailChimp y Klaviyo.

Para realizar bien esta tarea te recomiendo que primero plantees qué estrategia elegirás para guiar a tus contactos. Esta primera parte debes realizarla fuera de las herramientas de automatización.

• Piensa paso a paso cómo pasar a tu usuario a suscriptor, de suscriptor a comprador y de comprador a comprador recurrente.
• Define el contenido de los mails que vas a enviarle y cuándo.
• Usa técnicas de escritura persuasiva para convencer a través de tus mail.

Una vez tengas claros todos los pasos a seguir pasa tu estrategia a las diferentes herramientas de automatización y ponlas a trabajar por ti. Ya verás como la automatización de mails te hará la vida más fácil.

💬 Soporte y atención al cliente

La primera etapa de soporte o atención al cliente es fundamental que este automatizada, pero sin pasar la barrera de convertirte en un bot.

Unifica tus canales de soporte al cliente

Veo muchos negocios online con chats en sus webs que nunca están disponibles, o que tienen mensajes automatizados como “Ahora no estamos disponibles, mándanos un email a … y te lo solucionamos cuanto antes.”

Creo que esto es un error. Si no puedes tener un chat online, no hay ningún problema, utiliza herramientas como zotabox y pon un plugin en tu web con un “chat” pero que te envían mensajes privados al Facebook.

Por tanto, no tienes que estar online, cuando te envían un mensaje, la misma APP del móvil te avisará o las notificaciones de escritorio. Además, podrás conseguir la insignia de las Fan Pages de “Responde en menos de 1 hora” , “Responde inmediatamente”, etc.

Teléfonos conectados

Lo mismo ocurre cuando pones un teléfono fijo para tu negocio. Cosa muy recomendable, pero si no vas a estar muchas horas en la oficina por lo que sea, haz que te salten las llamadas directamente a tu móvil para poder atenderlas en el horario que te hayas estipulado.

Tener un contestador automático que te pregunte si quieres hablar con el comercial o si necesitas contactar con soporte técnico, así a cada empleado le llegan las llamadas correctas y no se pierde tiempo pasando el teléfono de uno a otro. Eso sí, no hagas 20 mil preguntas y que tengan que estar  5 – 10 minutos contestándole a una máquina.

En los mensajes de Facebook también puedes crear “bots” que contesten por ti, pero define bien las reglas y prueba que, de verdad, ayuden y no molesten al usuario.

🚀 Proyectos

En la gestión de proyectos puedes servirte de una app como Asana. Además, cuenta con la versión móvil y versión de escritorio, para automatizar el proceso de cada uno de tus proyectos abiertos.

Con Asana creas tus proyectos y dentro de cada uno, las tareas y subtareas que necesitan para llevarlos a cabo. Cada una de estas tareas se pueden asignar a los miembros de tu equipo de trabajo y aplicarles una fecha de entrega: estos tienen la opción de poner en que «estado» se encuentra la tarea, sin empezar, finalizada, etc.

Vas a notar cómo agilizas estos procesos y tanto tú como tu equipo podrás hacer un seguimiento de las tareas y cómo va el proyecto.

📲 Redes sociales

También puedes automatizar tus redes sociales para ahorrar tiempo y poder dedicárselo a otras tareas como optimizar la estrategia o diseñar el contenido que publicarás.

Automatizando tus redes sociales conseguirás que tus perfiles permanezcan siempre activos y por lo tanto no se vean afectadas tus estrategias, mientras puedes dedicarle tiempo a otros aspectos del marketing.

¿Cómo puedes automatizar procesos en redes sociales?

✅  Publicando de forma automática en tus redes sociales: planificando el contenido para que se publique solo.

✅  Generando informes automáticos sin necesidad de estar días detrás de las métricas.

Imagina el tiempo que emplearías en generar un informe en Excel de cada red social de tu negocio, apuntando alcance, interacciones, respuestas de cada publicación y de forma general (mensual, trimestral y/o anual). ¿Cuánto tardarías? ¿1 hora, 2 horas, 1 día?

Este tipo de procesos son los que estas “obligado” a automatizar. Ahorrarás tiempo para dedicarlo a otras tareas.

Metricool te permite realizar todas estas acciones y, por tanto, automatizarlas para tener un control de todas tus redes sociales.

💻 Mantenimiento web

El mantenimiento de tu web y de las de tus clientes es un trabajo tan tedioso como necesario. Por seguridad, escalabilidad, rendimiento, UX… Y es que, cuando no lo haces, surgen problemas.

Con mantenimiento web me refiero al conjunto de tareas necesarias para mantener un sitio funcionando de manera óptima. Por ejemplo, la actualización de plugins y temas (si usas WordPress), la realización de copias de seguridad o la monitorización de tus sitios para saber si se produce alguna caída o si son potencialmente vulnerables a un ataque.

Además, si ofreces el mantenimiento web como servicio dentro de tu agencia, es crucial mostrar a tus clientes el trabajo que conlleva con unos buenos informes. Los cuales también requieren de más tiempo del que nos gustaría.

Por eso, usar herramientas especializadas de mantenimiento web, como Modular DS, te puede ayudar tanto a automatizar como a centralizar las tareas de mantenimiento de todas tus webs en una única plataforma.

Por último, para implementar efectivamente la automatización en el mantenimiento web, es crucial que primero definas una estrategia clara. Decide qué aspectos del mantenimiento son críticos para tus clientes y cómo puedes configurar las herramientas para abordar estos elementos de manera proactiva.

📈 Facturación o contabilidad

Si te pasa como a mí, que odias este campo, te invito a que automatices la facturación en cuanto puedas. Te ahorrarás dolores de cabeza innecesarios y ganarás un mayor control financiero de tu negocio.

La facturación puedes automatizarla usando diferentes modos, dependiendo de cuál sea tu tipo de negocio.

• Tienda online: Si tienes una tienda online, quizás con un plugin, módulo o app extra consigas tener todas las facturas de los pedidos de forma automática. En caso de que tu plataforma no te permita insertar estas funcionalidades, puedes usar herramientas para automatizar como Quaderno que te permitirá conectar tu pasarela de pago o aplicación de ecommerce.
• Empresa/Pyme o autónomo: Las herramientas de conexión entre API’s son muy buenas para automatizar este proceso de facturación y poder generar automáticamente informes en Google Drive de cada pedido que se haga en tu tienda. Para realizar esto tienes herramientas como Zapier o IFTTT.

Cada vez que ocurra “algo” se debe planificar otra acción que tú hayas predefinido. En algunas ocasiones he hecho que se me complete una fila de un Excel en Google Drive con cada pedido, con la información por columnas tal y como queremos, etc.

En resumen, se trata de tener automatizados procesos para ahorrar tiempo y recursos para dedicarlos a las tareas que realmente tengas que hacer tú.

Recuerda nunca pasar la barrera a ser un robot y no conviertas tu marca personal o tu negocio en un máquina. Al ser humano le gusta relacionarse con personas y no con automatizaciones, no lo olvides.

Te leo en los comentarios, me gustaría saber qué procesos automatizas y cómo lo haces.

Vicent Martí , 08 febrero 2023