5 formas de utilizar las redes sociales para mejorar la gestión de proyectos

Cuando hablamos de redes sociales, a menudo nos limitamos a pensar en plataformas como Instagram o Twitter. 

Además, las redes sociales se consideran una fuente de entretenimiento o una forma de comunicarse con el mundo exterior y atraer a un público objetivo. 

Si bien es cierto que las mejores agencias de marketing en social media pueden ayudar a reforzar su presencia digital mediante estas plataformas, las redes sociales son mucho más que eso.

Según Merriam-Webster, abarca todas las formas de comunicación electrónica  para crear comunidades online, compartir información, ideas, mensajes personales y otros tipos de contenido. 

Como puedes ver en la definición, plataformas como Facebook, Twitter, TikTok e Instagram no son las únicas redes sociales. 

De hecho, hay un par de plataformas que no se utilizan para el entretenimiento, sino como soporte interno para la gestión de proyectos. Algunos ejemplos de estas plataformas son Slack, Zoom, Google Meetings, Skype, YouTube, WhatsApp y Google Hangouts.

Así pues, es posible utilizar las redes sociales para mejorar la gestión de proyectos. Veamos cómo.

Cómo utilizar las redes sociales para la gestión de proyectos

Dependiendo de la plataforma, puedes utilizar las redes sociales para diferentes fines en la gestión de proyectos.

Comunicación

Muchas plataformas sociales, como Slack, Zoom y Google Meetings, se utilizan para la comunicación empresarial entre los miembros del equipo. 

Como la comunicación es uno de los factores más importantes que determinan el éxito del proyecto, estas plataformas son salvavidas, especialmente porque admiten el trabajo a distancia.

Además de las videoconferencias, aplicaciones como Slack, pueden utilizarse para gestionar tareas y compartir otra información importante sobre el proyecto de manera informal, sin necesidad de solicitar una reunión. 

Esto es especialmente útil porque no es necesario convocar una reunión cada vez que hay alguna información nueva: simplemente se puede compartir por un canal de chat y así ahorrar tiempo. 

Colaboración

El trabajo a distancia existe desde hace tiempo, pero realmente ha encontrado su momento de esplendor desde que el COVID-19 hizo su aparición en nuestras vidas.. Aunque es un gran avance que sea posible trabajar en un equipo donde cada miembro está en un lugar diferente del mundo, sí que supone un reto superar los problemas que puedan surgir por la distancia.

Las redes sociales son un gran aliado para salvar estas distancias y  facilitan las reuniones en remoto. Todo el mundo está a un solo clic de su compañero/a de trabajo,  lo que permite una colaboración casi sin esfuerzo y mucho más fluida. Incluso los miembros del equipo que nunca se han visto en persona son capaces de conocerse y cooperar.

Por supuesto, hay que establecer algunos límites. El hecho de que se pueda programar fácilmente una reunión desde cualquier lugar, hay que respetar los horarios de trabajo.

Actualizaciones de proyectos

Es cierto que puedes compartir los avances y actualizaciones de cada proyecto en una reunión, ¿pero es realmente necesario?

Con un solo click puedes enviar y compartir cualquier novedad: no es necesario contactar directamente con nadie cada vez que haya una pequeña actualización en un proyecto, ya venga de manos del cliente o sea una avance propio. 

Incluso si no crees en el trabajo a distancia (que espero que sí), los medios sociales son un recurso perfecto para compartir actualizaciones. Además, esto reduce la posibilidad de que se produzcan fugas de información, ya que nadie fuera de la organización puede acceder a ella. 

Casi todas las plataformas que permiten a los miembros de equipo comunicarse entre sí a través de la mensajería, pueden utilizarse para esto: Skype, Viber, WhatsApp, Slack y otras aplicaciones similares.

Fácil acceso a la documentación

Las plataformas de redes sociales te permiten compartir fácilmente documentos importantes y otros archivos con otras personas. En lugar de escanear un documento, subirlo a tu ordenador y luego enviarlo por correo electrónico, puedes simplemente subirlo directamente a la plataforma que estés utilizando. Esto sólo te llevará un segundo y puede hacerse desde un teléfono móvil, lo que lo hace mucho más rápido.

Lo mismo ocurre con los que quieren acceder a esa documentación. Lo único que tienen que hacer es abrir la aplicación en su teléfono y encontrar el documento que has compartido.

Microsoft Teams, por ejemplo, te permite acceder a los archivos que tus compañeros de equipo comparten en grupos y canales a través de One Drive.

Gestión de problemas

Tratar los problemas en persona es fácil cuando se trabaja en una organización pequeña. Pero esto se vuelve más difícil cuando hay muchas personas involucradas.

Las redes sociales te permiten notificar fácilmente a todos los miembros del equipos cualquier problema y contactar con los que pueden resolverlo. Ya no tienes que programar una reunión de última hora para docenas de personas, simplemente puedes enviarles un mensaje de texto y hacerles saber lo que hay que hacer para reparar el daño.

¿Tienes que usar siempre las redes sociales para la gestión de proyectos?

Por supuesto que no. A veces, simplemente no tiene sentido utilizar las redes sociales para la gestión de proyectos porque  no resultan eficaces.

Si tu equipo es pequeño y trabajais en el mismo lugar, no es necesario  utilizar las redes sociales cuando puedes discutir fácilmente todo lo que necesitas en tu oficina. Además, si el proyecto en el que estás trabajando es muy sencillo, acabarás perdiendo el tiempo documentándolo todo en las redes sociales.

Ten en cuenta que estás plataformas pueden distraer mucho. Si tus empleados se pasan la mayor parte del tiempo hablando de cosas privadas, tendrás que poner algunos límites.

En conclusión

Las redes sociales pueden ser muy útiles para la gestión de proyectos. Por supuesto, depende de ti valorar si puede mejorar tus actividades empresariales o ralentizarlas.

Pero, a fin de cuentas, te aconsejamos que lo pruebes y de paso nos comentas como te ha ido. 

Carlos Bravo , 14 septiembre 2022