Guide étape par étape pour organiser un webinar 

L’une des actions marketing qui attirent le plus d’utilisateurs vers une marque sont les webinars. Ce contenu informatif au format vidéo se réalise généralement en direct. Voici une définition succincte. Mais, savez-vous comment organiser un webinar ?

Pour répondre à cette question, nous avons préparé ce guide qui explique, étape par étape, comment organiser ce type d’événement en ligne et quelles sont les démarches à entreprendre par la suite.

Comment organiser un webinar ?

Avez-vous identifié un sujet qui pourrait intéresser votre communauté ? Cette thématique apporte de la valeur ajoutée ? Alors, c’est le bon moment d’organiser un webinar.

Il peut s’agir d’une formation sur un sujet spécifique, sur le produit ou le service que vous proposez, ou même d’un entretien avec un invité, spécialiste du domaine. 

Voyons ensemble  tous les défis auxquels vous serez confrontés lorsque vous organisez un webinar : avant la création du contenu, pendant et après la diffusion. 

Première étape : les bases

Avant de vous lancer, la première chose à faire est de réfléchir au sujet de votre webinar, c’est-à-dire d’en définir le contenu. Pour ce guide, nous allons prendre comme exemple le webinaire que nous avons organisé chez Metricool sur “Nos astuces pour créer votre Plan Social Médias 2023”

Une fois le sujet défini, l’étape suivante consiste à définir la cible. Pensez aux groupes d’utilisateurs intéressés par ce contenu. Dans notre cas, nous avons identifié les Social Media Managers, les, les agences marketing ou les spécialistes du marketing numérique eux-mêmes.

Le titre du webinar est essentiel pour attirer le plus grand nombre d’inscrits. Ici, vous devez faire preuve de créativité, mais sachez également qu’il doit décrire en quelques mots ce dont vous allez parler. 

Une fois le sujet, le public et le titre définis, il est temps de fixer une date. Plutôt que de la choisir au hasard sur le calendrier, sélectionnez-la en fonction d’un jour important pour votre entreprise, comme le lancement d’un nouveau produit par exemple. 

Dans notre cas, nous avons choisi début janvier car cela n’aurait eu aucun sens de parler d’un plan Social Media 2023 à la mi-août.

Deuxième étape : la captation

Le moment est venu d’attirer les utilisateurs et les pousser à s’inscrire à votre webinar. Le but est d’amener les spectateurs et les prospects à s’intéresser à votre marque, votre produit ou votre entreprise.

Voici deux manière pour réaliser cette action :

• Créer une landing page : cette technique est très courante en marketing pour obtenir des données sur les utilisateurs. Vous avez la possibilité de la créer à partir de votre site web ou sur des sites web tels que Eventbrite.
• Promouvoir le webinar sur les réseaux sociaux par le biais de posts sur vos différents profils.

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Cela permet non seulement d’obtenir des inscriptions et des leads de la part des « utilisateurs froids », mais aussi de s’assurer que votre communauté est intéressée par vos publications.

Troisième étape : le contenu

Récapitulons : vous avez défini le sujet, le titre, votre public cible, la date et la landing page pour capter vos prospects.

L’étape suivante, avant la diffusion, consiste à élaborer le contenu et de préparer la présentation que vous diffuserez lors du direct. Il s’agit généralement d’un support PDF ou PowerPoint au cas où vous voudriez faire des modifications, etc.

Quatrième étape : la préparation de la diffusion

Avant la diffusion, vous devez choisir la plateforme que vous utiliserez pour votre événement. Les options sont variées et dépendent de la manière dont vous voulez l’aborder.

Par exemple, avec des applications comme StreamYard, vous pouvez diffuser à partir d’une chaîne YouTube. Le direct sera alors automatiquement enregistré dans votre liste de vidéos et les utilisateurs auront accès au chat.

Vous pouvez également opter pour des applications comme Google Meet ou Zoom. 

Enfin, une façon d’obtenir les derniers leads avant la date de diffusion consiste à envoyer des rappels par mail à l’approche du jour J.

Cinquième étape : le direct

Nous sommes maintenant au moment de la diffusion du webinar et vous devez prêter attention à tous les détails pour que tout se déroule parfaitement.

• Interagissez avec les participants à travers l’écran : posez-leur des questions, faites des réflexions, demandez-leur ce qu’ils pensent.
• Vérifiez que tout fonctionne correctement, tant au niveau de la vidéo que de l’audio, avant et pendant le webinaire.
• Répondez aux commentaires dans le chat. Si vous ne pouvez pas tout gérer en même temps, demandez à un membre de l’équipe de vous assister.

Sixième étape : l’amplification sur différents canaux

Une fois le webinar diffusé, il est temps de tirer parti de son potentiel sur d’autres canaux, d’augmenter les visites (s’il est présent sur YouTube) et de susciter la confiance de nouveaux prospects.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser plusieurs options :

• Envoyez l’enregistrement à chaque participant ou inscrit. Cette action, en plus de créer un lien avec votre marque, permet aux utilisateurs de la regarder quand ils le souhaitent ou, pour ceux qui n’ont pas pu y assister, de la visionner hors ligne. 
• Créez du contenu pour votre blog et vos réseaux sociaux avec des informations sur ce qui a été dit, des fragments intéressants ou l’intégralité du webinar. 

Septième étape : l’analyse post webinar

Une fois l’ensemble du processus achevé, il est temps d’analyser chacune des actions que vous avez entreprises. Ainsi, pour organiser le webinar suivant, vous pourrez utiliser ces informations pour modifier votre stratégie.

• Examinez le nombre de spectateurs qui ont assisté au direct et comparez-le au nombre de ceux qui s’étaient inscrits.
• Mesurez les statistiques de vos e-mails : le taux d’ouverture, le taux de téléchargement du webinar après le direct, etc.
• Analysez vos actions promotionnelles : la publicité et posts sur les réseaux sociaux. 

Et voilà ! Vous connaissez maintenant toutes les étapes pour organiser un webinaire. 

Si vous avez des questions, posez-les en commentaire ! 👇🏻

Barbara Seigne , 16 février 2023