5 façons d’utiliser les réseaux sociaux pour améliorer la gestion de projet

Lorsque nous parlons de réseaux sociaux, nous pensons souvent à des plateformes telles qu’Instagram ou Twitter. 

En outre, les réseaux sociaux sont considérés comme une source de divertissement ou un moyen de communiquer avec le monde extérieur et d’attirer un public cible. 

S’il est vrai que les meilleures agences de marketing spécialisées en médias sociaux peuvent vous aider à renforcer votre présence numérique sur ces plateformes, les réseaux sociaux sont bien plus que cela.

Selon Merriam-Webster, il englobe toutes les formes de communication numérique permettant de créer des communautés en ligne, de partager des informations, des idées, des messages personnels et d’autres types de contenu. 

Comme vous pouvez le voir dans la définition, les plateformes telles que Facebook, Twitter, TikTok et Instagram ne sont pas les seuls réseaux sociaux. 

En fait, il existe quelques plateformes qui ne sont pas utilisées pour le divertissement, mais comme support interne pour la gestion de projets. Des exemples de ces plateformes sont Slack, Zoom, Google Meetings, Skype, YouTube, WhatsApp et Google Hangouts.

Il est donc possible d’utiliser les réseaux sociaux pour améliorer la gestion des projets. Voyons comment.

Comment utiliser les réseaux sociaux dans la gestion de projet

En fonction de la plateforme, vous pouvez utiliser les réseaux sociaux à différentes fins dans la gestion de projet.

Communication

De nombreuses plateformes sociales, telles que Slack, Zoom et Google Meetings sont utilisées pour la communication professionnelle entre les membres d’une équipe. 

La communication étant l’un des facteurs les plus importants pour la réussite d’un projet, ces plateformes sont des bouées de sauvetage, notamment parce qu’elles permettent de travailler à distance.

En plus des vidéoconférences, des applications telles que Slack peuvent être utilisées pour gérer les tâches et partager d’autres informations importantes sur le projet de manière informelle, sans avoir à demander une réunion. 

Ceci est particulièrement utile car il n’est pas nécessaire de convoquer une réunion à chaque fois qu’il y a une nouvelle information : elle peut simplement être partagée via un canal de chat et ainsi gagner du temps. 

Collaboration

Le télétravail existe depuis longtemps, mais il a vraiment trouvé son heure de gloire depuis que la COVID-19 est apparue dans nos vies. S’il est vrai qu’il est possible de travailler dans une équipe dont chaque membre se trouve dans une partie différente du monde, c’est un défi de surmonter les problèmes qui peuvent survenir du fait de la distance.

Les réseaux sociaux sont un allié de taille pour abolir ces distances et faciliter les réunions en remote. Chacun est à un clic de son collègue, ce qui rend la collaboration presque sans effort et beaucoup plus fluide. Même les membres de l’équipe qui ne se sont jamais rencontrés en personne peuvent apprendre à se connaître et à coopérer.

Bien sûr, certaines limites doivent être fixées. Le fait que vous puissiez facilement programmer une réunion de n’importe où, il faut respecter les horaires de travail.

Mise à jour des projets

Il est vrai que vous pouvez partager l’avancement et les mises à jour de chaque projet lors d’une réunion, mais est-ce vraiment nécessaire ?

D’un seul clic, vous pouvez envoyer et partager n’importe quelle nouveauté : il n’est pas nécessaire de contacter directement quelqu’un chaque fois qu’il y a une petite mise à jour sur un projet, qu’elle provienne du client ou de votre propre progression. 

Même si vous ne croyez pas au travail à distance (j’espèreque oui), les médias sociaux sont une ressource parfaite pour partager les mises à jour. Elle réduit également la possibilité de fuites d’informations, puisque personne en dehors de l’organisation ne peut y accéder. 

Presque toutes les plateformes qui permettent aux membres d’une équipe de communiquer entre eux par messagerie peuvent être utilisées à cette fin : Skype, Viber, WhatsApp, Slack et d’autres applications similaires.

Accès facile à la documentation

Les plateformes de réseaux sociaux vous permettent de partager facilement des documents importants et d’autres fichiers avec d’autres personnes. Au lieu de numériser un document, de le télécharger sur votre ordinateur puis de l’envoyer par e-mail, vous pouvez simplement l’uploader directement sur la plateforme que vous utilisez. Cette opération ne prend qu’une seconde et peut être effectuée à partir d’un téléphone portable, ce qui la rend beaucoup plus rapide.

Il en va de même pour ceux qui veulent accéder à cette documentation. Il leur suffit d’ouvrir l’application sur leur téléphone et de trouver le document que vous avez partagé.

Microsoft Teams, par exemple, vous permet d’accéder aux fichiers que vos coéquipiers partagent dans des groupes et des canaux via One Drive.

Gestion de problèmes

Traiter les problèmes en personne est facile lorsque vous travaillez dans une petite organisation. Mais cela devient plus difficile lorsque de nombreuses personnes sont concernées.

Les réseaux sociaux vous permettent d’informer facilement tous les membres de l’équipe de tout problème et de contacter ceux qui peuvent le résoudre. Vous n’avez plus besoin de programmer une réunion de dernière minute pour des dizaines de personnes, vous pouvez simplement leur envoyer un message et leur faire savoir ce qu’il faut faire pour réparer les dégâts.

Devez-vous toujours utiliser les réseaux sociaux pour la gestion de projet ?

Bien sûr que non. Parfois, l’utilisation des réseaux sociaux pour la gestion de projet n’a tout simplement pas de sens, car elle n’est pas efficace.

Si votre équipe est petite et que vous travaillez au même endroit, il n’est pas nécessaire d’utiliser les réseaux sociaux car vous pouvez facilement discuter de tout ce dont vous avez besoin au bureau. En outre, si le projet sur lequel vous travaillez est très simple, vous finirez par perdre du temps à tout documenter sur les réseaux sociaux.

Sachez que ces plateformes peuvent être source de distraction. Si vos employés passent la plupart de leur temps à parler de choses privées, vous devrez fixer certaines limites.

En conclusion

Les réseaux sociaux peuvent être très utiles pour la gestion de projets. Bien entendu, c’est à vous d’évaluer s’il peut améliorer vos activités commerciales ou les ralentir. Mais, en fin de compte, nous vous conseillons de faire un essai et, au passage, de nous dire comment vous vous en sortez.

Barbara Seigne , 26 septembre 2022